Utilização do A3 para Resolução de Problemas por Fabiano Faccini

Por Fabiano Faccini

As organizações estão em constante mudança com o objetivo de atualizar-se no mercado, oferecer melhores produtos, implementar processos mais eficientes, reduzindo seus custos e melhorando os seus resultados.

Estas mudanças nos processos e produtos podem acrescentar riscos de novas falhas, portanto, o gerenciamento eficaz destas mudanças é fundamental.

E se novas falhas ocorrerem, como se pode agir para resolver os problemas de forma rápida e sem que ocorram reincidências?

Neste artigo abordaremos a utilização do modelo A3 de Resolução de Problemas nas organizações.

Este modelo está apoiado na aplicação de ferramentas da qualidade e no ciclo PDCA.

O modelo A3 para resolução de problemas tem como principais objetivos:

1. Estabelecer o método de resolução dos problemas;
2. Ser de fácil compreensão e preenchimento;
3. Dar visibilidade ao problema e a lógica da investigação;
4. Padronizar a forma de resolver os problemas na organização;
5. Ser de ampla utilização nas áreas da empresa, não somente no setor fabril, mas também em áreas administrativas;

A aplicação do modelo A3 é recomendada para problemas que requeiram uma investigação aprofundada da causa raiz, das causas contributivas, sistêmicas e que requeiram ações para prevenir sua reincidência.

Afirma-se isto, pois nem sempre existirão recursos disponíveis para a criação de um time para investigar os problemas.

Para os problemas com baixa severidade, que apresentam causas especiais e poucas ocorrências ou/e onde a sua causa raiz já seja conhecida, recomenda-se o uso das ferramentas básicas da Qualidade.

O processo de resolução A3 possui algumas etapas para a sua execução que seguem abaixo:

• Definição do time e descrição do problema:

Definir o time multifuncional que irá participar da investigação. Entender o problema, o processo e descrevê-lo objetivamente;

• Análise de Causa e Efeito:

Utiliza-se o diagrama de Ishikawa para a definição de causa raiz;

• Listagem das Causas Raiz:

Listar todas as causas raiz e contributivas para o problema que está sendo investigado;

• Definição das ações corretivas:

Definir as ações de contenção e corretivas para que o problema seja interrompido e em seguida resolvido.

• Definição de responsáveis:

Definir responsáveis para as ações listadas.

Utilizar verbos no infinitivo para iniciar as ações. (Ex.: criar sistemática de controle, registrar os controles ou corrigir o vazamento).

• Apresentação dos resultados:

Os resultados devem ser apresentados no mesmo formato como foi descrito o problema no passo 1.

Isto vai apoiar a verificação de eficácia deste projeto.

• Padronização, treinamento e prevenção de recorrência:

Usualmente é necessário ajuste, criação ou controle sobre algum processo para que um problema seja realmente solucionado.

Caso isto ocorra, todas as modificações, alterações de processos, procedimentos, planos de controle e FMEAS devem ser devidamente comunicados e os envolvidos ser treinados.

• Reconhecimento do time pelo comprometimento:

Após o esforço de todos os envolvidos e das metas atingidas, deve ser reconhecido o trabalho do time.

O modelo A3 em Excel apoia a execução das etapas, pois contém os campos e dados necessários para condução dos trabalhos com o time.

O preenchimento do formulário torna visível aos demais funcionários o andamento das atividades, pode ser manuseado e tornam físicas todas as iniciativas do time.

Veja abaixo uma parte do formulário:

Figura 1 – Planilha A3 para Resolução de Problemas

O mesmo arquivo contém duas planilhas adicionais, sendo a primeira para detalhamento e gerenciamento do plano de ação.

Existem múltiplos campos para registro de atividades, prazos, carga de trabalho necessária, etc.

Como usuário deste arquivo afirmo que é um suporte para o plano de ação que será registrado no A3, contendo o detalhamento das ações.

É importante que todas as ações tomadas sejam registradas para que o trabalho seja uma referência para atividades futuras.

Figura 2 – Planilha para detalhamento do plano de ação

Para complementar a análise da causa raiz, existe uma terceira planilha que tem como objetivo ampliar a avaliação e conhecimento do time, utilizando a ferramenta dos 3 Legs e 5 Whys.

Na aplicação desta ferramenta, o time poderá investigar e refletir sobre as causas sistêmicas que podem ter originado o problema, bem como, a análise da detecção deste problema dentro da organização.

Na planilha existem três colunas, Sistêmicos, Produto e Detecção.

Em muitas investigações que participei, havia barreiras para a investigação das causas sistêmicas ou por que a detecção havia falhado.

Esta simples planilha torna esta análise uma premissa para a investigação em questão.

Figura 3 – Planilha de análise de causa raiz sobre produto, detecção e sistema.

O modelo A3 pode ser aplicado a qualquer organização, seja um hospital ou um escritório jurídico, pois problemas fazem parte da rotina de muitas organizações e ter a ferramenta adequada na hora certa faz muito a diferença.

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Este artigo foi publicado originalmente no site Qualipp como:

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