A3: Passo a Passo com exemplos reais por Edson Miranda da Silva

Por Edson Miranda da Silva

Origens

O Pensamento A3 é um componente básico do Lean Production (Produção Enxuta) surgiu à medida que o pessoal da Toyota encontrava problemas ou oportunidades de melhorias.

Eles solucionavam os problemas de maneira agressiva e sistemática para encontrar uma maneira melhor de trabalhar.

Então, verificavam rigorosamente que esta nova maneira se tornava o modo padrão de fazer o trabalho, caso contrário, a verificação continuava até que os problemas fossem resolvidos satisfatoriamente.

O Relatório A3 é uma ferramenta onde problema, análise, ações corretivas e plano de ação são escritos em apenas uma das faces de uma única folha de papel tamanho internacional A3 (297 x 420 mm), normalmente utilizando-se gráficos e figuras.

Portanto, o relatório A3 é a ferramenta para apresentar de forma sintetizada e organizada a solução encontrada para o problema.

Um relatório A3, além ser uma representação do ciclo PDCA, conta a história do problema, como será resolvido (plano de ação) e como saberemos que as melhorias foram implementadas (acompanhamento).

Assista este excelente vídeo: https://youtu.be/g3-xmtEvewc

O A3 para solução de problemas segue o processo de um PDCA e pode ser observado na figura abaixo.

Como criar um relatório A3?

É necessário inserir somente informações relevantes e importantes, e o autor do relatório A3 deve colocar informações suficientes para que sejam compreendidas e reflitam os pontos mais importantes.

Passo a Passo para criação do Relatório A3

Estas etapas são organizadas em uma folha A3, e devem obedecer aos seguintes critérios.

1 – Título:

• Defina um título para seu relatório. Sobre o que você está reportando?

2 – Definição

• Por que você está falando sobre isto?
• Qual problema do negócio você está tentando resolver ou analisar? Seja conciso.
• Observe qualquer informação contextual ou de segundo plano que seja necessária para entender completamente a questão.
• Indique como esse problema afeta os objetivos da empresa ou como ele está relacionado aos valores do negócio.

3 – Estado Atual

• O que está acontecendo? Utilize fatos e datas;
• Seja visual, utilize gráfico de Pareto, gráficos e esboços, insira um diagrama que ilustra como o processo atual funciona.
• Insira diagramas de fácil compreensão de modo que qualquer pessoa leiga possa compreender o problema.
• Torne o problema claro;
• Destaque os grandes problemas.

Você pode coloca-los dentro de desenhos do tipo rajadas de tempestade para separá-los dos demais.

• Inclua medidas quantificadas sobre a extensão do problema – representações gráficas são as melhores!

4 – Estado Desejado ou Meta

• Insira um diagrama que ilustra como o processo proposto irá trabalhar após as melhorias.
• Fale sobre a melhoria esperada em termos de medida de interesse (especificamente e quantitativamente).

Ex.: A melhoria vai proporcionar mais vendas e dobrar o lucro atual ou vai aumentar a performance da máquina dando um ganho de produtividade em 40% que equivale a um aumento nos lucros de 10%.

5 – Análise

• Liste o (s) principal (ais) problema (s);
• Utilize os “por quês?” até chegar à causa raiz.
• Uma regra-de-ouro: você não alcançará a causa raiz até que você faça pelo menos cinco vezes a pergunta: “por quê?”!;
• Analise a lista de respostas para cada por quê;
• Utilize os 5W2H, o diagrama de causa e efeito, brainstorminge as 7 ferramentas da qualidade.

6 – Proposta

• Quais as contramedidas propostas?
• Insira um diagrama que ilustra como o processo proposto irá trabalhar;
• Liste a (s) contramedida (s) que irá abordar a (s) causa (s) identificada (s).
• Preveja a melhoria esperada na medida de interesse (especificamente e quantitativamente).

Lembre-se que na meta ele já foi quantificada, mas agora como temos uma análise mais detalhada, isto é hora de verificar se será possível atingir a meta em termos quantitativos.

7 – Plano de Ação

• Faça uma lista das ações (o quê), indicando o porque?, onde, quando, os responsáveis (Quem), o método (como será) e quanto custa.

Esta ferramenta também é conhecida como o 5W2H;

8 – Acompanhamento (Follow-up)

• Como está o acompanhamento das ações perante o planejado?

Exemplos de A3

Assista este excelente vídeo: Processo A3: Gerenciando para o aprendizado

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Sobre o autor: Edson Miranda da Silva