Por Felipe Setlik
Imagine um assessor do meio musical em seu escritório, com discos e pilhas de papel entulhando sua mesa e causando uma desorganização generalizada.
Em meio a esse caos, ele recebe a ligação de um contratante em potencial, anota os detalhes do contato em um pedaço de papel e aguarda a chegada de seu assessorado.
Alguma dúvida de que esse papelzinho se perderá nesse contexto? Pois é dito e feito!
Quando mais precisa, o assessor, desesperado, procura pelo papel onde anotou os dados do contato e, não o encontrando, observa um vantajoso contrato ir por água abaixo.
Mas e se o profissional aplicasse a metodologia 5S em seu escritório?
Melhor, e se o seu hospital tivesse um Programa 5S?
Será que as coisas poderiam ser melhores?
O que é a metodologia 5S?
Demos esse exemplo na introdução já para desmontar um dos primeiros mitos relacionados ao 5S, que afirma que essa é uma metodologia a ser aplicada em indústrias, no chão de fábrica.
De fato, a origem do método é mesmo industrial, com o 5S tendo nascido no Japão logo após a segunda guerra mundial, em um momento de reestruturação radical do país.
Seu objetivo era assegurar a qualidade dos processos e, consequentemente, a competitividade dos produtos japoneses, que começavam a entrar no mercado.
Mas a verdade é que, hoje, empresas de qualquer porte ou segmento podem se beneficiar de seus preceitos.
No prática, a metodologia 5S é mais que uma ferramenta de gestão: é uma filosofia.
Sua aplicação no ambiente de trabalho pretende promover disciplina e segurança dos processos, garantindo assim muito mais qualidade e produtividade.
A metodologia 5S, criada no Japão, é baseada nos seguintes princípios, representados pelas palavras japonesas:
- Seiri ou senso de utilização,
- Seiton ou senso de organização,
- Seiso ou senso de limpeza,
- Seiketsu ou senso de normalização e
- Shitsuke ou senso de disciplina.
E por mais que esses princípios já fossem usados tanto em escolas japonesas como no ambiente familiar, foi na década de 50 que a metodologia se consolidou dentro do ambiente empresarial e começou a se expandir pelo mundo afora, chegando ao Brasil no início da década de 90.
Na prática, o método 5S pode se aplicar a absolutamente qualquer organização que deseje alcançar uma melhoria integral das condições de trabalho e do ambiente por meio da incorporação de novos hábitos.
Quer descobrir como aplicar a metodologia 5S em hospitais e quais vantagens ela pode trazer a essas instituições? Então confira já nosso post:
O que significa cada S?
Como cada uma dessas palavras revela um princípio a ser aplicado no dia a dia da empresa.
É preciso entender o que exatamente elas significam, certo? Então veja só:
- Seiri
Comecemos pelo Seiri (senso de utilização).
Esse primeiro S exige que perguntemos: isso ainda é necessário?
É a hora de fazer um levantamento nos materiais e equipamentos da empresa, para separar e descartar aquilo que já não serve mais e pode, eventualmente, ficar entulhando o espaço.
O mesmo vale para documentos, sejam eles eletrônicos ou impressos, e papéis em geral.
- Seiton
Já o Seiton (senso de organização) traz consigo a palavra-chave organização.
É, portanto, hora de colocar tudo em seus devidos lugares!
Pense bem em como não é nada raro vermos por aí mesas desorganizadas, salas que parecem ter sido reviradas por um furacão e estoques onde ninguém encontra nada, não é mesmo?
Então entenda desde já: organização é crucial para o sucesso de qualquer empreitada!
Nesse momento, uma detalhada classificação dos objetos é bastante útil, de modo que se possa deixar à mão o que é de uso diário e em locais mais reservados o que só é requisitado em determinados momentos.
- Seiso
Aí pulamos para o Seiso (senso de limpeza).
No terceiro S é criada a consciência de que a limpeza é responsabilidade de todos, em vez de apenas do encarregado pela faxina.
Assim, cada colaborador é responsável por manter a limpeza e a organização de seus itens em sua estação de trabalho, zelando também pela boa utilização e pela manutenção dos espaços comuns.
Esse S também diz respeito à aparência pessoal, afirmando que a pessoa deve se apresentar adequadamente, sempre muito limpa e asseada.
- Seiketsu
Você deve ter percebido que os três primeiros princípios têm o intuito de promover uma verdadeira faxina na empresa, mudando a percepção da organização junto a seus diversos públicos, tanto externos como internos.
Aí chegamos ao Seiketsu (senso de normalização), que nos traz o conceito de normalização, de tornar cotidiano e sistematizado os novos valores e padrões impostos por Seiri, Seiton e Seiso.
É chegada a hora de estabelecer rotinas e normas para manter o novo padrão.
- Shitsuke
A ideia do senso de disciplina é fazer do novo padrão um hábito, um estilo de vida.
Para isso, é importante investir em capacitação contínua e estimular os novos valores para que eles passem a fazer parte da cultura da empresa.
É importante, também, estabelecer avaliações periódicas, de forma a monitorar constantemente se os 5S continuam a ser aplicados e quais pontos devem ser aperfeiçoados.
Quais são os objetivos do método 5S?
Além de limpar o ambiente de trabalho, a metodologia 5S busca também
- eliminar desperdícios,
- aumentar a produtividade e
- educar os funcionários em relação à autodisciplina e à prática de bons hábitos.
Tudo isso por meio dos 5 princípios.
Nesse caso, o seiri (utilização) estabelece que o útil deve ser separado do inútil, a fim de que o desnecessário possa ser descartado.
Com o seiton (arrumação), o ambiente de trabalho passa a ser organizado e os objetos bem etiquetados, com o objetivo de facilitar o acesso por parte de qualquer funcionário.
O seiso(limpeza) determina que o ambiente deve estar sempre limpo, com as origens de sujeira eliminadas e os funcionários capacitados para realizarem seu trabalho da forma mais limpa possível.
O seiketsu (saúde) faz com que o ambiente seja sempre favorável à saúde e à higiene.
Já o shitsuke (autodisciplina) faz com que essas mudanças sejam incorporadas ao dia a dia, tornando-se realmente hábitos.
Que benefícios a metodologia 5S oferece?
A aplicação da metodologia 5S, por sua própria natureza, permite que, com o passar do tempo,
- os processos se tornem mais organizados e sistematizados,
- facilitando as operações,
- reduzindo perdas de material e
- otimizando o tempo empregado nas tarefas.
E é claro que a maior organização e o melhor aproveitamento do tempo têm um impacto positivo sobre:
- a produtividade dos funcionários,
- com a segurança no local de trabalho aumentando,
- assim como as chances de produtos e processos se adequarem aos padrões de qualidade.
Outros benefícios são vistos pela menor necessidade de controle, assim como pelo aumento da previsibilidade das operações e da confiabilidade dos processos.
Que benefícios os 5S trazem ao ambiente hospitalar?
A implementação da metodologia 5S em hospitais
- melhora as relações de trabalho com a redução do nível de estresse dos funcionários,
- assim como um significativo aumento da eficiência e da produtividade,
- a eliminação do desperdício,
- a redução de custos,
- o melhor acesso a materiais, ferramentas e documentos,
- além da redução das condições insegurasque podem vir a provocar acidentes de trabalho.
Como aplicar essa metodologia?
Apesar de possuir conceitos bastante simples, a aplicação da metodologia dos 5s vai demandar planejamento.
Alterar a cultura dos colaboradores é um desafio. Por isso, incluir o projeto no planejamento anual fará com que todos encarem a implementação das mudanças mais a sério.
É importante ressaltar que a metodologia 5s não vai mudar os hábitos da noite para o dia na sua empresa. Esse é um processo que requer planejamento, acompanhamento, avaliação de resultados e paciência, muita paciência.
Da forma como é apresentada, a metodologia 5S já vem praticamente com seu roteiro de aplicação pronto, uma vez que cada um dos conceitos remete a uma etapa de implantação do projeto.
Mas isso não significa que o trabalho acaba no momento de sua aplicação, ok?
Isso porque, como dissemos lá no início deste artigo, mais que uma ferramenta de gestão, a metodologia 5S é uma filosofia, um modelo de excelência a ser almejado pela empresa.
Assim, para possibilitar a aplicação adequada da metodologia 5S na sua empresa, preparamos um pequeno passo a passo.
Confira:
- Criação da comissão
É recomendado que a empresa eleja uma equipe que ficará responsável pela gestão da metodologia 5s em todas as suas etapas.
Destaque alguns funcionários para a comissão de implantação da metodologia 5S, oferecendo capacitação e mostrando a eles a importância do novo sistema para a condução dos negócios da empresa.
Lembre-se de que esses colaboradores serão os multiplicadores da ideia, então escolha bem!
- Avaliação de pontos críticos
A primeira tarefa da comissão deve ser listar os principais problemas da empresa, sempre com base nos preceitos da metodologia 5S.
Façam uma análise crítica do dia a dia do negócio e descubram quais pontos precisam de mais atenção.
- Implantação dos sensos
Nessa fase, os sensos devem ser efetivamente implantados, um a um, na ordem em que foram apresentados.
Perceba que, naturalmente, um senso leva ao próximo, seguindo um roteiro coeso.
Nesse momento, todos os funcionários precisam estar envolvidos, não mais somente a comissão de implantação.
O segredo é ter sempre em mente que os 5S formam uma filosofia e não uma simples ferramenta de gestão!
Então aproveite o momento e revolucione a cultura da empresa!
- Adoção de avaliações
Após a implantação de todos os sensos, é importante prever avaliações periódicas, para acompanhar se cada um dos 5S continua a ser aplicado dentro da empresa.
Estabeleça um mecanismo de avaliação que permita que o funcionário faça uma pequena reflexão sobre seus hábitos, de forma a manter a nova cultura e o novo padrão sempre presentes no dia a dia.
A metodologia 5S, se compreendida por toda a empresa como uma oportunidade de adotar um estilo de trabalho e de vida mais produtivo e organizado, pode ajudar sua empresa a avançar vários passos em direção à qualidade total.
E você, consegue apontar onde sua empresa pode melhorar com a ajuda dessa metodologia?
Como implantar o Programa 5S?
A implantação de um Programa 5S não é nada fácil, pois implica em mudança de atitudes e envolve a todos, do topo à base da pirâmide.
A estruturação de um Programa 5S começa pela elaboração de um cronograma de implantação.
Entretanto antes de “já sair pedalando” é importante conhecer alguns itens que poderão auxiliá-lo na organização do seu cronograma, que são eles:
- Prazos
O Programa 5S tem um cronograma básico, mais ou menos padronizado, e testado com sucesso em muitas empresas, que pode ser usado como modelo, pois ninguém precisa inventar a roda.
Ele prevê um prazo para cada etapa do programa;
- Local
Deve ser o mais agradável e adequado, e que, preferencialmente, comporte todas as pessoas sentadas. É importante que a sala seja previamente organizada com todo material necessário;
- Reuniões
Cada etapa da implantação é precedida de uma reunião com a participação de todos que trabalham na empresa.
Escolha um dia da semana ideal para isso. De preferência negocie com os seus parceiros o melhor horário;
- Cartazes e Murais
Outra iniciativa que gera bons resultados é a manutenção de um jornal-mural que acompanhe, em forma de notícias, o andamento do programa.
O jornal pode ter qualquer nome (por exemplo “O Esfregão”), pode conter
- uma síntese das decisões tomadas nas diversas reuniões,
- notas sobre os progressos obtidos e, também,
- servir de expositor de notícias publicadas nos jornais e nas revistas
- através de temas relacionados com o programa:
- saúde, qualidade de vida, ecologia, combate ao desperdício, qualidade total,
entre outros, a criatividade é livre.
- Registre a Situação Atual da Empresa em Fotos ou Filme
Tire fotos de todos os ambientes de trabalho e de circulação geral, dê ênfase aos locais que estão “bagunçados”, mostre gavetas, interior de armários, mesas de trabalho, área de produção e também aquelas famosas salinhas da bagunça (o cafofo), onde tudo é “jogado” por lá e esquecido por todos.
Lembre-se de organizar bem este material para que possa, ao final do programa, documentar os mesmo locais depois da implantação. Utilize este material na reunião;
Na elaboração do cronograma de implantação observe o espaço de tempo entre as etapas, não coloque um espaço de tempo muito longo nem curto demais.
Tenha claro o melhor tempo, de acordo com o tamanho da empresa, a época em que irá começar, o ramo de atividade e etc;
Observe o cronograma básico que você pode seguir para a implantação do programa na sua empresa.
Todo mundo sabe que uma das melhores formas de educar é com o exemplo.
Então lidere o processo de implementação do Programa 5S, dando o exemplo com suas novas atitudes.
A formalização escrita e disseminada por todos da empresa mostrará o comprometimento em facilitar, estimular, prover os recursos necessários ao sucesso do programa, sendo isso um fator fundamental para obter os melhores resultados.
Os novos hábitos são incorporados na interação de cada um com o outro e com o grupo.
Sendo assim, a demonstração do empenho sincero na transformação de seus comportamentos e atitudes servirá como exemplo para todos os outros.
Cinco dias úteis antes da data marcada para a reunião de lançamento, afixe, nos locais mais visíveis da empresa, cartazes para provocar a expectativa de todos em relação ao programa.
Três dias úteis antes da reunião, será a vez de afixar um Cartaz-Convite já preenchido com a data, a hora, assinaturas e local da reunião;
Sendo assim, é chegada a hora de iniciar a implantação prática dos 5 sensos.
Como implementar o método em hospitais?
Antes de mais nada, é absolutamente fundamental que todo o time do hospital esteja envolvido e seja liderado pela equipe de administração na preparação, na implantação e na manutenção da metodologia 5S.
Durante a preparação, deve-se colher informações relevantes sobre o processo de trabalho dentro da instituição, conferindo como são as condições de trabalho, tirando fotos dos ambientes e buscando o relato de funcionários dos mais diversos setores.
Todos esses dados devem então ser reunidos para diagnosticar a situação atual do hospital e planejar como a metodologia 5S pode ajudar.
A implantação pode ser feita por meio de palestras, apresentando a metodologia aos funcionários e descrevendo os benefícios que ela trará tanto ao dia a dia das equipes como aos pacientes e ao hospital como um todo.
Pode-se, em seguida, iniciar o treinamento das equipes dividindo-as em grupos e buscando associar cada um dos eixos da metodologia 5S à rotina hospitalar.
As atividades de treinamento, no entanto, devem ser planejadas com cuidado, de modo a não sobrecarregar a carga horária e também não atrapalhar o funcionamento padrão do hospital.
Na fase de manutenção, deve-se avaliar a incorporação da metodologia 5S às práticas hospitalares, por meio de auditorias, motivando os funcionários a aderirem à técnica.
É importante também realizar treinamentos regulares a fim de fortalecer os conceitos nos funcionários antigos e introduzi-los aos novos integrantes do time.
Aplicação do 5s no planejamento anual
A cultura do 5S e o senso de limpeza dos japoneses causaram espanto na Copa.
No planejamento anual da empresa é tempo de avaliar os resultados do planejamento do ano que está se encerrando, de traçar novas estratégias e de pensar no futuro do negócio a fim de manter bons resultados.
Também, pode ser uma ótima oportunidade para incluir no planejamento da empresa a aplicação da metodologia 5s, uma estratégia empresarial capaz de trazer resultados expressivos para o seu negócio.
Isso ocorre porque uma aplicação eficiente da metodologia 5s vai gerar mudanças de hábito capazes de reduzir desperdícios que as empresas geralmente nem percebem.
Além de reduzir custos, os 5s podem otimizar a estrutura de trabalho e gerar um ambiente mais agradável e livre de riscos à saúde do trabalhador.
No planejamento anual, os empresários refletem sobre o que deu certo e o que precisa melhorar na empresa a fim de que ela cresça.
Como a metodologia 5s apresenta uma série de mudanças de hábitos que visam otimizar resultados, alinhá-la ao planejamento da empresa é o método ideal.
Como já mostramos, o sucesso da aplicação dos 5s vai demandar tempo, portanto, planejamento será a chave do processo.
- Ao aplicar a metodologia 5s, a empresa precisará analisar questões como: é possível reduzir custos?
- Nosso ambiente de trabalho pode se tornar mais agradável e melhorar o clima organizacional?
- Nosso espaço físico é corretamente utilizado e bem aproveitado?
- Como evitar desperdício de material e esforço humano?
- Conseguimos manter o ambiente limpo e livre de riscos à saúde do nosso pessoal?
Todas essas questões estão diretamente ligadas ao planejamento anual da sua empresa e suas respostas servirão para melhorar os resultados do negócio.
Viu como nem é tão difícil implementar esses princípios em seu hospital e como eles podem ser benéficos à rotina dos trabalhos?
Ficou ainda alguma dúvida sobre como aplicar a metodologia 5S no hospital?
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Artigo publicado originalmente no blog QUALIDADE SIMPLES:
http://blog.qualidadesimples.com.br/2015/10/23/o-que-e-e-como-aplicar-metodologia-5s-em-sua-empresa/
http://blog.qualidadesimples.com.br/2013/10/07/como-implantar-os-5ss/
http://blog.qualidadesimples.com.br/2015/12/04/como-aplicar-metodologia-5s-em-hospitais/
http://blog.qualidadesimples.com.br/2016/02/01/aplicacao-5s-planejamento-anual/
Sobre o autor:
Felipe Setlik é Especialista em Design Estratégico pela UFSC.
Trabalha em tecnologias para otimização da Gestão da Qualidade de Clientes como AOC, BMW e Tupperware.
Coordena a Comunicação da QUALITEAM, empresa desenvolvedora de tecnologias para gestão da qualidade, focadas no engajamento e comunicação da equipe.
Saiba mais em www.qualyteam.com.br
Contato: felipe@qualyteam.com.br
LinkedIn: https://br.linkedin.com/in/felipesetlik
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