Relatório A3: Melhore seus processos com a Metodologia da Toyota por Luiza Andrade

A3

Por Luiza Andrade

Resolver problemas de maneira ágil e enxuta é um dos maiores objetivos de todos os gestores, inclusive da área automobilística.

Pensando nisso, desenvolvemos este artigo sobre o método ágil A3 para te explicar como ele pode ser útil para você!

Mais que uma representação do Ciclo PDCA, este relatório, criado e desenvolvido por uma das empresas referência do setor automotivo – a Toyota – serve de apoio para equipes que desejam desenvolver seus projetos, melhorar seus processos e executar a melhoria contínua no negócio.

E, principalmente para áreas que estão em constante mudança e sempre focadas em inovação, esta pode ser uma ótima dica para solucionar problemas que surgem durante os processos e projetos.

Continue lendo para saber mais sobre esse relatório!

O que é o relatório A3 e por que utilizá-lo?

Se você está se perguntando sobre a origem do nome da metodologia, a resposta é: sim!

O relatório A3 é nomeado dessa forma em homenagem à famosa folha A3. E, como você verá mais para frente, sua construção é feita com base nas suas medidas (29,7 cm x 42 cm).

Ele é uma ferramenta de solução de problemas desenvolvida pela Toyota na década de 1970 que auxilia as empresas a atingir a excelência.

Além da sua função principal, o relatório A3 atualmente também é utilizado como uma ferramenta de treinamento/orientação para equipes das mais diversas empresas.

Quadro comparativo de metodologias: entenda cada uma!Comparação de Metodologias PDCA

Surgimento do A3

Em 1970, no Japão, um influente executivo da Toyota chamado Masao Nemoto liderou um programa de desenvolvimento para gestores.

Ele chamou o projeto de “Programa Kanri Nouryoku” – “Kan-Pro”.

Nemoto decidiu estruturar essa iniciativa de desenvolvimento gerencial em torno do relatório A3 e, a partir de então, essa ferramenta começou a ser utilizada nas empresas.

Em seu início, acreditava-se que ele servia apenas como ferramenta de apoio do Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act).

Sua função era, basicamente, contar o passo a passo da metodologia em uma folha de papel A3 (formato que as antigas máquinas de Fax suportavam – você se lembra delas?).

Mas, com o passar das décadas, o desenvolvimento do Lean Thinking e da comunidade Lean, o A3 começou a conquistar seu lugar e nos dias atuais ele já tem uma reputação bem estabelecida como ferramenta ágil.

Seu crescimento é justificado por seus diversos benefícios:

  • Ajuda a seguir um fluxo de pensamento;
  • Estimula a aprendizagem;
  • Facilita a comunicação;
  • Ajuda a concentrar no que realmente importa;
  • Apoia a liderança e a mentoria;
  • Ajuda a solucionar problemas operacionais e organizacionais;
  • Gera consenso;
  • Ajuda a planejar questões específicas e acompanhar projetos;
  • Documenta o caminho percorrido até chegar às soluções.

Além disso, por ele ser um documento único, é possível captar as ideias principais de seu autor de forma rápida e sintetizada.

Essa capacidade é ampliada por sua forma visual, o que torna o A3 mais eficaz do que um documento escrito ou, até mesmo, uma apresentação de PowerPoint.

Como construir o A3?

Ele é um diagrama visual, construído numa folha de papel de tamanho A3.

Pode ser feito de forma rudimentar, apenas com papel e caneta, ou também por meio de softwares como o Word, PowerPoint ou Excel.

Faça aqui o download da nossa planilha do Relatório A3

Ele é organizado com passos pré-definidos, que variam de 5 a até 7 passos. Sua leitura é feita da esquerda para a direita, de cima para baixo.

Normalmente, o A3 é dividido pelo lado esquerdo, que fica responsável pela identificação do problema, e o lado direito, que contém as ações de contra-ataque.Modelo Relatório A3

A construção do A3 pode ser feita por toda uma equipe ou apenas por um autor e um supervisor.

O importante é que seja construído e acompanhado por mais de uma pessoa para que existam diferentes pontos de vista na análise do problema.

O autor, portanto, fica responsável por responder às questões que permeiam a situação analisada e o supervisor fica responsável pelas orientações e acompanhamento do processo como um todo.

Dessa forma, um raciocínio lógico será construído, rumo a uma decisão ou solução.

É importante lembrar que, se o problema for muito extenso, é viável dividi-lo em partes menores para manter a clareza e o foco.

Como aplicar o relatório A3 para solução de problemas?

Por ter surgido como uma maneira de reportar as análises feitas pelo Ciclo PDCA na Toyota, o A3 possui todos os benefícios desta conhecida metodologia de solução de problemas e melhoria contínua.

Porém, no A3, o problema, a análise, as ações corretivas e o plano de ação se encontram num único documento, utilizando-se de gráficos como o Diagrama de Ishikawa e outras ferramentas auxiliares.

Etapas do relatório

  1. Título

Dê um nome ao seu relatório. Sobre o que você está falando?

Exemplo: você é gerente de uma montadora e tem notado um alto volume de máquinas de pintura com defeito.

  1. Definição do problema

Aqui, você irá definir e destrinchar o contexto do problema em análise.

Por que você está falando sobre isto?

Como o problema acontece?

Quando? Onde? Quais são os afetados?

Qual indicador específico precisa ser melhorado?

Exemplo: imagine que o problema venha acontecendo há um ano.

Como isto começou? Desde quando o problema é notado?

  1. Condição atual do problema

Colete fatos e dados para dar consistência ao seu relato.

Utilize ferramentas visuais como o Diagrama de Pareto e fluxogramas para ilustrar o histórico do problema.

Escreva em uma linguagem concisa e simples, de modo que leigos possam compreender o problema de forma clara.

Com todas essas informações em mãos, é hora de destacar os grandes problemas que esta situação tem causado.

Lembre-se que utilizar formas visuais e representações gráficas é um diferencial!

Exemplo: reflita sobre o que o problema tem causado.

Toda a empresa é afetada pela insuficiência das máquinas?

A produção tem diminuído durante o período de incidência do problema?

Os funcionários estão exercendo toda sua capacidade produtiva com os instrumentos que possuem?

  1. Objetivo

Onde você deseja chegar com esta análise?

Quais são os resultados esperados?

Mostre visualmente quanto, para quando e com qual impacto.

Você pode fazer isso definindo uma meta SMART para o problema.

Exemplo: Quero investir em consertos eficazes e em compra de recursos para aumentar o faturamento em 50% até dia 15 de novembro deste ano.

  1. Análise das causas raiz

Liste os problemas que podem estar causando o problema.

Para ajudar nesta etapa, o Diagrama de Ishikawa e o 5 Porquês são grandes aliados.

Com o Diagrama, é possível identificar possíveis causas e organizar ideias.

Já com o 5 Porquês, a repetição da simples pergunta “por quê?” fará a equipe refletir e encontrar a causa principal.

Exemplo: As máquinas de instalação estão constantemente danificadas.

Por quê? Porque elas não possuem qualidade suficiente para a alta produção.

Por quê? Porque foram obtidas de um fornecedor de baixa qualidade.

Por quê? Porque o orçamento foi fechado com valor inferior ao de períodos anteriores.

Por quê? Porque a produção diminuiu após crise no setor automotivo do país.

Por quê? Porque o público-alvo do negócio possuía menor poder de compra no momento.

Ou seja: o plano de ação deverá conter ações de análise macroeconômica de mercado, para assim redesenhar o orçamento de acordo com as particularidades econômicas encontradas.

Dessa forma, será possível contratar fornecedores melhores e abandonar produtos de má qualidade.

  1. Plano de Ação

Agora é a hora de contra-atacar as causas ou a causa principal encontrada.

Pense em ações e em quais recursos serão necessários para atingir o sucesso do plano.

Além disso, pense também na maneira de mensuração da eficácia dele.

Para tal, você precisará desenvolver metas mensuráveis, além de ter uma visão clara do objetivo que já foi previamente estabelecido.

Liste as tarefas a serem executadas para alcançar o objetivo, defina prazos e esteja sempre o acompanhando.

Se algum desvio ocorrer, tente resolvê-lo antes que o plano falhe completamente.

  1. Acompanhamento 

Por fim, você precisa saber quando atingiu ou não as metas e o objetivo final.

Para isso, é necessário acompanhar todo o processo e entender se o desempenho tem evoluído, se as ações tiveram o impacto desejado e qual conhecimento adquirido você pode repassar para outras áreas.

Conclusão

O relatório A3 é uma das diversas formas de pensar, resolver problemas e criar estratégias de acordo com problemas ou necessidades de melhorias.

Sua utilização também tem sido relacionada a ajudar os colaboradores a se acalmar, concentrar e pensar profundamente a respeito de uma situação específica.

Independentemente do tipo de metodologia escolhida para a solução de problemas na sua empresa, saiba que você pode contar com a Siteware neste processo.

Nosso software, o STRATWs One, auxilia na busca por oportunidades de melhoria em diversos aspectos da gestão.

Com ele, é possível utilizar ferramentas como o Diagrama de Ishikawa e o Ciclo PDCA, além de acompanhar indicadores de forma simples e estratégica.

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Sobre o autor: Luiza Andrade

Luiza Andrade CV

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